Częste pytania i odpowiedzi
Jakie możliwości daje program Obsługa Faktur?
-
Program Obsługa Faktur składa się z dwóch elementów: (1) aplikacji mobilnej do wykonywania zdjęć faktur kosztowych oraz (2) programu działającego w przeglądarce internetowej na komputerze.
-
Program umożliwia:
- wystawianie faktur przychodowych (program do fakturowania),
- wgrywanie faktur kosztowych lub innych dokumentów księgowych bądź umów z firmami oraz zdalne przekazywanie tych faktur do
księgowej/-ego lub biura rachunkowego, - przesyłanie informacji do kontrahentów o nieopłaconych fakturach."
Kto może korzystać z programu Obsługa Faktur?
-
program przeznaczony jest dla przedsiębiorców, którzy szukają wygodnego narzędzia do wystawiania faktur oraz zdalnego (online) przekazywania dokumentów do swojej księgowej / biura rachunkowego.
- Wejdź na stronę: https://portal.obslugafaktur.pl
- Zarejestruj się w programie
- Pobierz i aktywuj aplikację mobilną Obsługa faktur
- Zaproś swoją księgową / księgowego do pobierania faktur.
- Aby korzystać z programu wystarczy Twój komputer połączony z siecią Internet oraz zainstalowaną przeglądarką internetową (Mozilla FireFox, Google Chrome lub Internet Explorer) oraz aplikację mobilną Obsługa Faktur zainstalowaną na Twoim telefonie (jeśli będziesz chciał wykonywać zdjęcia faktur kosztowych i zdalnie przekazywać je do swojej księgowej/księgowego). Do rejestracji w programie będziesz musiał podać również numer telefonu oraz adres e-mail.
- Twoje dane są w pełni bezpieczne. Dostawca systemu firma CashDirector wdrożył system zarządzania bezpieczeństwem informacji wg międzynarodowych korporacyjnych standardów i posiada certyfikat ISO27001.
- Na zakładce Wydatki Kliknij “Zaproś księgową”, a następnie wprowadź dane Twojego biura oraz księgowej/-ego. Księgowa/y otrzyma zaproszenie do systemu e-mailem. Po jego zaakceptowaniu będzie miał/a dostęp do dokumentów, które umieściłeś w systemie. Po pobraniu przez Twoją księgową/ego faktury, otrzymasz potwierdzenie pobrania dokumentu e-mailem, a w zakładce Wydatki zobaczysz zmieniony status oznaczony zieloną ikonką. Dzięki temu masz pewność, które dokumenty zostały pobrane, a które nadal czekają na pobranie."
- W module Wydatki masz wszystkie faktury kosztowe w jednym miejscu. Otrzymane do zapłaty faktury przekazać możesz do programu
w najwygodniejszy dla Ciebie sposób:
- za pośrednictwem aplikacji mobilnej Obsługa Faktur, robisz zdjęcie faktury, która od razu widoczna będzie w zakładce Wydatki
- prześlij mailem fakturę na Twój unikalny adres stworzony w programie,
- wgraj z dysku komputera fakturę (przycisk ""wgraj skan"")
-
Po wejściu w zakładkę Wydatki pojawi się przycisk Zaproś księgową a następnie wprowadzamy dane – nazwę biura, NIP oraz dane kontaktowe księgowej/księgowego.Księgowa/księgowy otrzyma zaproszenie emailem, a po jego zaakceptowaniu będzie mieć dostęp do faktur
kosztowych – tylko tych, które zostały przez Ciebie zatwierdzone.Po otrzymaniu maila z zaproszeniem, księgowa/księgowy kliknie w przycisk Przyjmij, a następnie po przekierowaniu do systemu, potwierdzi przyjęcie zaproszenia, i ustawi hasło logowania.
Jak udostępnić faktury księgowej/księgowemu?
-
Księgowy lub księgowa w celu pobrania dokumentów powinna wejść w Dokumenty / Podsumowanie / Zobacz i przejść do Faktury sprzedaży
lub Faktury kosztowe i skany. Następnie wejść w Pobierz wszystkie niepobrane. Dokument zapisuje się na dysku komputera, status pobranego dokumentu zmieni się na Pobrany.Jeśli księgowa/y pobierze dany dokument - Ty otrzymasz potwierdzenie pobrania dokumentu e-mailem a
w zakładce Wydatki zobaczysz zmieniony status oznaczony zieloną ikonką. Dzięki temu masz pewność, które dokumenty zostały pobrane a które nadal czekają na pobranie.
-
Nie. Ty decydujesz, które dokumenty udostępniasz księgowej lub księgowego w systemie Obsługa faktur. Będą oni mieć dostęp tylko do faktur
i dokumentów (np. wyciągów bankowych) zatwierdzonych jako dokumenty do księgowania. Nie będą natomiast mieć dostępu do dokumentów zatwierdzonych jako Inne i zarchiwizowanych w zakładce Inne. Tam możesz przechowywać poufne umowy, akty notarialne i inne ważne dokumenty handlowe lub osobiste.
- Moduł Fakturowanie umożliwia wystawianie faktur (również proforma, walutowych oraz definiowanie ich cykliczności) z własnym logo Twojej firmy. Wystawianie faktur jest bardzo proste - wystarczy, że wpiszesz NIP swojego odbiorcy, a jego dane zostaną automatycznie zaprezentowane na fakturze. Wystawioną fakturę możesz wydrukować lub przesłać do kontrahenta mailem. Dodatkowo w module Fakturowanie możesz zapisywać swoich kontrahentów oraz wygenerować raport sprzedaży z danego miesiąca.
- Należy wejść w zakładkę Fakturowanie, a następnie klikniąć w Wystaw fakturę. Wyszukiwarka umożliwi znalezienie właściwego szablonu faktury.Jeśli rozliczasz się na KPiR wybierz szablon Faktura sprzedaży lub Faktura bez VAT.Jeśli rozliczasz się na ryczałcie wybierz Sprzedaż – ryczałt lub Sprzedaż – ryczałt – bez VAT.Po wybraniu szablonu Dodaj nowego odbiorcę, wpisując NIP i klikając w przycisk Pobierz dane kontrahenta z GUS. Po wpisaniu danych możesz ją zatwierdzić poprzez przycisk Wystaw lub zachować w kopiach roboczych a następnie pobrać lub wysłać e'mailem do odbiorcy.
- Wystarczy kliknąć napis Wystaw proformę.Wybranie właściwego rodzaju faktury poprzez wyszukiwarkę lub gotowe szablony przyspieszy jej wystawienie i zagwarantuje, że na fakturze znają się wszystkie elementy wymagane przepisami i obowiązkowe dla danego typu dokumentu.
- W module Monity płatności oznaczasz kto zapłacił fakturę, a kto Ci zalega. Widzisz zestawienie niezapłaconych faktur i wysyłasz przypomnienia
o płatności bezpośrednio z systemu, mailem lub SMS-em. Możesz także zdefiniować własny, automatyczny proces windykacji. Dzięki tej funkcjonalności masz realne wsparcie w skutecznym ściąganiu należności od kontrahentów.
- Za Moduł Fakturowanie nie zapłacisz ani grosza. Moduł Wydatki oferowany jest bezpłatnie do 31.12.2020 roku, potem zapłacisz jedynie 15 zł miesięcznie. Moduł Monity płatności oferowany jest bezpłatnie przez okres 3 miesięcy od momentu zarejestrowania się Klienta w programie, potem kosztuje 30 zł miesięcznie. W zakresie funkcjonalności Wydatki, w przypadku, gdy wgrane do programu pliki/zdjęcia/skany dokumentów przekroczą 1GB, za każde dodatkowe 1GB przestrzeni na pliki/zdjęcia/skany zapłącisz jedyne 5 zł miesięcznie.
Jakie przeglądarki są rekomendowane do pracy z systemem?
- Do prawidłowego funkcjonowania programu zalecane jest korzystanie z najaktualniejszych wersji przeglądarek Mozilla FireFox lub Google Chrome lub Internet Explorer.
- W przypadku problemów z aktywacją programu, możesz skontaktować się z pracownikami dostawcy programu mailowo: pomoc@obslugafaktur.pl bądź telefonicznie pod nr 22 300 52 52 od poniedziałku do piątku w godz. 9-17
- Program Obsługa Faktur stworzył Partner Nest Banku - firma Cash Director S.A. z siedzibą w Warszawie przy Al. Jerozolimskie 96, 00-807 Warszawa, NIP: 5222885734, REGON: 141400865. Zajmuje się ona również utrzymaniem programu i jego rozwojem.
- Kontakt z dostawcą programu firmą Cash Director S.A możesz nawiązać telefonicznie: (22) 300 52 52 lub mailowo: pomoc@obslugafaktur.pl od poniedziałku do piątku w godz. 9-17.
- Tak z programu możesz zrezygnować w każdym momencie, bez żadnych zobowiązań. Wystarczy, przejść do zakładki ustawień i zrezygnować
z usługi/serwisu.
- 1 GB przestrzeni na zdjęcia/skany faktur to bardzo dużo. Przykładowo pozwala to na umieszczenie ok. 20.000 plików pdf, lub 400 zdjęć wysokiej jakości. Jak każdy przedsiębiorca część faktur otrzymujesz mailowo w formacie *pdf (np. faktury za media, wynajem), a część faktur otrzymujesz tradycyjnie w papierze. Zakładając, że 50% faktur będziesz otrzymywał w formacie *pdf, a pozostałym fakturom otrzymanym tradycyjnie będziesz robił zdjęcia aplikacją Obsługa Faktur, to w systemie możesz umieścić aż 1300 dokumentów (1000 plików pdf i 300 zdjęć wysokiej jakości).